Pengertian dan Jenis-Jenis Kartu Utang

BAB I

KARTU UTANG

A.  Pengertian Kartu Utang

Utang adalah kewajiban suatu badan usaha/perusahaan kepada pihak ketiga yang dibayar dengan cara menyerahkan aktiva atau jasa dalam jangka waktu tertentu sebagai akibat dari transaksi di masa lalu. Kartu Utang adalah salah satu sarana untuk mencatat adanya mutasi utang secara terperinci pada tiap-tiap kreditor. Informasi yang terdapat pada kartu utang yaitu nama kreditor, nomor rekening, syarat pembayaran utang, formulir untuk mencatat adanya mutasi utang. Sedangkan isi dari formulir pencatatan mutasi utang yaitu tanggal terjadinya transaksi , keterangan, nomor bukti transaksi, kolom debit, kredit dan saldo.

Berikut contoh bentuk kartu utang :

Transaksi yang mempengaruhi besarnya saldo utang yaitu :

a.  Transaksi pembelian secara kredit.

b.  Transaksi retur pembelian secara kredit.

c.   Transaksi pembayaran utang.

B.  Membukukan Data Mutasi Utang ke Kartu Utang

1.  Dokumen mutasi utang

Seperti yang kita ketahui bahwa catatan akuntansi untuk mengelola utang adalah kartu utang, jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas. Seperti halnya dengan piutang dagang, perusahaan juga membutuhkan catatan yang menunjukan utang kepada masing-masing kreditor (orang yang memberi utang). Untuk itu, perlu disediakan rekening kontrol, yang disebut utang dagang di buku besar dan rekening-rekening utang kepada masing-masing kreditur dalam buku pembantu utang (kartu utang). Jadi, untuk satu kreditor disediakan satu buku pembantu utang. Dasar didalam kartu utang ini adalah dari jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas.

a.    Jurnal pembelian

Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat pembelian secara kredit. Jurnal pembelian yang sederhana hanya memiliki satu kolom jumlah rupiah, seperti halnya jurnal penjualan. Jurnal pembelian dapat juga dirancang untuk mencatat pembelian perlengkapan (tidak hanya mencatat pembelian barang dagangan).

Contoh bentuk jurnal pembelian:

b.    Jurnal pengeluaran kas

Buku jurnal pengeluaran kas berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran atau pembayaran melaui kas, yang meliputi pembayaran dengan cara menyerahkan cek atau bilyet giro kepada pihak yang berhak menerima.

Jurnal pengeluaran kas disusun dalam bentuk lajur-lajur yang disesuaikan dengan keperluan yang berhubungan dengan volume dan sifat transaksi yang biasa terjadi dalam perusahaan, misalnya dalam perusahaan sering membuka transaksi utang, maka akan dibuka kolom utang tersendiri.

Contoh bentuk jurnal pengeluaran kas:

2.    Prosedur pencatatan transaksi utang

Untuk kepentingan informasi mengenai kepada siapa perusahaan mempunya utang dan berapa besarnya, perusahaan harus menyediakan buku besar pembantu untuk utang yang berfungsi sebagai tempat mencatat perubahan utang kepada setiap kreditor. Sehingga setiap kali transaksi pembelian kredit, faktur yang diterima dari penjual akan dicatat sebagai berikut:

a.    Dalam jurnal pembelian, untuk keperluan posting keperkiraan (akun) pembelian dan perkiraan (akun) utang.

b.    Dalam buku besar pembantu utang, pada kegiatan kreditor yang bersangkutan.

Kegiatan posting dari jurnal pembelian ke perkiraan pembelian dan utang dibuku besar dilakukan setiap akhir periode tertentu, sedang dalam pencatatan buku besar pembantu utang dilakukan setiap terjadi transaksi yang mengakibatkan perubahan utang.

Dalam buku besar, perkiraan utang dagang akan menunjukan saldo untuk semua utang. Artinya seluruh utang akan dicatat secara kolekif (gabungan) dan dikurangi dengan adanya pelunasan kepada kreditor dalam perkiraan utang dagang. Dengan demikian dalam buku besar umum tidak terdapat informasi mengenai besarnya utang kepada setiap kreditor.

Lain halnya dengan buku besar pembantu utang yang akan mencatat secara rinci terjadinya utang dan pelunasan pada masing-masing kreditor. Satu lajur buku besar pembantu utang untuk satu nama kreditor. Tidak ada pencatatan secara kolektif.

Contoh bentuk buku besar pembantu utang (dapat diformat ulang menjadi kartu utang):

            Selanjutnya, saldo akun utang dagang dalam buku besar umum, harus sama dengan total saldo akun-akunkreditor dalam buku besar pembantu utang. Jika terjadi perbedaan berarti menunjukan adanya kesalahan pencatatan. Kesalahan pencatatan

bisa terjadi pada saat:

a.    Mencatat transaksi dalam jurnal pembelian, atau

b.    Pada saat mencatat dalam buku besar pembantu utang.

Untuk mengecek kesamaan saldo perkiraan utang dagang total saldo buku besar pembantu utang disusun daftar saldo utang pada setiap akhir periode. Dalam hubungannya dengan buku besar pembantu utang, perkiraan utang dagang dalam buku pengendali atau perkiraan kontrol.

Contoh bentuk daftar saldo utang:

3.    Melakukan Pengecekan Saldo Utang

Utang atau kewajiban yang muncul dari transaksi atau kejadian masa lalu akan menuntuk pelunasan pada tanggal tertentu dimasa mendatang. Penentuan kewajiban atau utang sangatlah mendasar bagi akuntansi untuk kegiatan-kegiatan perusahaan. Penentuan saldo utang akan mengalami kesulitan jika masing-masing kreditor dicantumkan dalam sebuah kartu utang (buku besar pembantu utang) tanpa dirinci. Untuk mengetahui saldo utang setiap saat, maka dilakukan analisis rekening.

Informasi saldo utang untuk masing-masing kreditor akan jatuh tempo dalam waktu yang berlainan sehingga dapat secara cepat diketahui kapan utang tersebut harus segera dilunasi. Utang juga menunjukan perjanjian kredit dengan para pemasok dan umumnya melibatkan hubungan yang berkelanjutan antara pemasok/penjual (kreditor) dengan perusahaan sebagai pembeli. Pemsok umumnya mengirimkan faktur yang menetapkan jumlah terutang barang dan jasa yang diberikan kepada perusahaan. Hal ini mengakibatkan jumlah utang dengan mudah dapat ditentukan karena didasarkan pada faktur yang diterima dari para pemasok tersebut. Jumlah utang umumnya akan jatuh tempo dalam periode waktu yang cukup singkat (terutama utang lancar) dan umumnya kan jatuh tempo kurang dari 1 periode akuntansi atau 1 tahun.

a.    Syarat pembayaran

Jika pembelian dilakukan secara kredit, maka syarat pembayaran harus ditentukan secara jelas sehingga kedua belah pihak baik pembeli maupun penjual mengetahui jumlah yang harus dilunasi pada saat jatuh tempo dan pada saat kapan pembayaran harus dilakukan.

Syarat pembelian umumnya dicantumkan dalam faktur pembelian dan merupakan bagian dari perjanjian pembelian. Dalam perusahaan tertentu, kadangkala diinginkan agar pembeli segera menyelesaikan kewajibannya secara cepat. Syart pembelian tersebut misalnya dinyatakan dengan simbol:

a)    n/30, yang artinya keseluruhan harga faktur harus dibayar oleh pembeli dalam waktu 30 hari setelah tanggal faktur.

b)    n/15. EOM (End of Month), berarti faktur pembelian tersebut menyatakan bahwa utang harus dibayar dalam waktu 15 hari setelh akhir bulan, dihitung dari bulan yang tertuang pada faktur yang dimaksud.

Apabila jangka waktu kredit yang diberikan oleh penjual cukup lama, maka penjual umumnya menawarkan potongan tunai agar pembeli mau melunasi utangnya secepat mungkin. Potongan tunai yang ditawarkan penjual kepada pembeli dicantumkan dengan berbagai cara.

a)  Syarat pembelian 2/10, n/30, berarti:

·         memperoleh potongan 2% dari harga faktur bruto, apabila pembayaran dilakukan dalam waktu 10 hari setelah tanggal faktu.

·         menunda dan membayar secara penuh seluruh harga faktur bruto pada setiap waktu yang dikehendaki setelah lewat 10 hari, tetapi tidak melewati 30 hari sejak tanggal faktur.

b)     Syarat pembelian 2/EOM, n/60, berarti:

·      memperoleh potongan 2% dari harga faktur bruto, jika ia membayar tidak melewati akhir bulan.

·      Menunda dan membayar penuh seluruh harga faktur bruto pada setiap aktu yang dikehendaki setelah akhir bulan namun tidak lebih dari 60 hari sejak tanggal faktur.

 Pada saat terjadi transaksi  pembelian, pembeli akan mencatat jumlah pembelian sebesar harga faktur bruto dan pencatatan potongan (jika ada) dicatat tertunda sampai pembeli melakukan pembayaran.

Contoh:

Tanggal 1 Oktober PT. Makmur membeli barang dagangan dari PT Asia seharga Rp. 12.000.000,00 secara kredit, dengan  syarat 2/10, n/30. Jurnal untuk mencatat transaksi pembelian sebagai berikut:

1 Okt       Pembelian                                     Rp 12.000.000

                                 Utang Dagang                                                  Rp 12.000.000

(jurnal untuk mencatat pembelian barang dagangan)

Syarat pembelian tersebut berarti bahwa pembeli akan memperoleh potongan 2% jika melakukan pelunasan tidak melewati tanggal 10 Oktober atau pembeli harus membayar penuh jika pembayaran dilakukan setelah tgl 10 Okt, tetapi tidak lewat tgl 30 Okt. Jika pembeli melakukan pembayaran pada tgl 10 Okt (masih dalam periode potongan), maka jurnalnya adalah:

10 Okt     Utang dagang                               Rp 12.000.000

                                 Potongan Pembelian                                       Rp      240.000

                                 Kas                                                                    Rp 11.760.000

(jurnal untuk mencatat pelunasan utang dengan memperoleh potongan 2%)

4.    Pembuatan Laporan Utang yang Jatuh Tempo

Tanggal jatuh tempo pembayaran utang ditetapkan berdasarkan tgl faktur pembelian dan syarat pembayaran yang ditetapkan pihak penjual barang.

Misalnya faktur tgl 10 Mei 2006 dg syarat pembayaran n/30, berarti tgl jatuh tempo pembayaran faktur tersebut 30 hari setelah tgl 10 Mei 2006 yaitu tgl 9 Juni 2006.

Apabila setiap tanggal jatuh tempo sudah ditetapkan (dicatat) dalam kartu utang, maka akan lebih mudah di dalam menetapkan utang telah jatuh tempo.